Etelä-Pohjanmaan, Kanta-Hämeen ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirit ovat hyväksyneet yhteisen hankintastrategian. Strategia on osa Tays Kehitysyhtiön koordinoimaa Tähtisairaala–yhteistyötä. Kehitysyhtiö myös vie strategian toteutussuunnitelmaa eteenpäin yhteistyössä sairaanhoitopiirien ja yhteiskilpailutuksista vastaavan Tuomi Logistiikan kanssa.
Hankintayhteistyötä on tehty Taysin erityisvastuualueella jo pitkään, mutta vähitellen alettiin kaivata laajempaa ja syvempää otetta yhteisten hankintojen kokonaisuuteen. Asiaan tartuttiin viime vuoden aikana yhteisissä työpajoissa. Strategiaprosessin aikana analysoitiin sairaanhoitopiirien hankinnat ja resurssit.
– Laajapohjainen yhteinen valmistelu auttoi meitä oivaltamaan, miksi yhteistyön tavoitetasoa kannattaa nostaa ja miten yhteisiä hyötyjä voidaan lisätä, Kehitysyhtiön toimitusjohtaja Matti Eskola kertoo.
–Siltä pohjalta oli myös helppo laatia toteutussuunnitelma, joka on ajoitettu vuosille 2022-2025. Siinä keskitytään erityisesti yhteistyötä laajentaviin hankintoihin ja toimintatapoihin.
–Joskus hankinnat nähdään yhtenä kokonaisuutena, mutta tosiasiassa eri tyyppisten hankintojen erot ovat merkittäviä ja ne pitää ottaa huomioon myös hankintojen suunnittelussa ja seurannassa, Eskola valottaa.
–Esimerkiksi rutiinihankinnoissa voidaan keskittyä mahdollisimman helppoihin kilpailutusprosesseihin, kun taas strategiset hankinnat ovat usein sairaanhoitopiireillä erilaisia luonteeltaan monimutkaisempia ja siten vaativat enemmän resursseja.
Kyse on miljoonista euroista
Strategia korostaa hankintojen johtamista osana tuotannon ja talouden johtamista sekä hankintojen vaikuttavuutta. Sairaanhoitopiirien menoista noin puolet koostuu erilaisista tuotteiden ja palveluiden hankinnoista ja Tays erva kokonaisuudessa liikkui rahaa jo noin 800 miljoonaa euroa.
Eskola kertoo, että aikaisemmissa uusissa yhteishankinnoissa ja hankintojen tarkemmalla suunnittelulla hintataso on alentunut yli viisi ja joskus jopa 20 prosenttia.
– Tällä hetkellä markkinatilanne on valitettavasti poikkeuksellinen ja hinnoissa on painetta ylöspäin, Eskola sanoo.
– Näistä syistä tavoittelemme mahdollisimman suurta yhteishankintojen osuutta, mutta kaikkea tuskin saadaan yhteishankintojen piiriin.
Taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden rinnalla korostuu myös hankintojen sosiaalinen ja ekologinen vastuullisuus .
– Hankintatiedon laadun parantamisessa on tekemistä, koska sairaanhoitopiirien hankintatiedot eroavat toisistaan jonkin verran, Eskola toteaa.
– Joka tapauksessa tarkoituksena on johdon ja toiminnan roolin kasvattaminen hankintatoiminnassa, ja tietopohjan on kyettävä palvelemaan tätä tarkoitusta. Etenemme kehittämisessä jo tämän vuoden aikana. Meidän pitää yhdessä petrata toimintaamme, jotta saamme aikaiseksi aidon siirtymän kohti uudenlaisia hankintoja ja niistä koituvia hyötyjä.
Yhtenä tavoitteena on etsiä uudenlaisella kilpailuttamisella kustannustehokkaimmat toimintatavat ja se voi tarkoittaa myös tilaajaorganisaation ja toimittajan välisen työnjaon muuttumista. Eskolan mukaan tämä voi tarkoittaa jonkun hankintakokonaisuuden suurempaa menoa, mutta samalla tilaajalle pitää saada tätä suuremmat säästöt.
– Yhteinen tuottavuuspotentiaalikin on miljoonaluokkaa pidemmällä aikavälillä.
Tays Kehitysyhtiössä hiljattain aloittaneella hankintapäällikkö Tarja Järvisellä on suuri rooli yhteistyön rakentamisessa. Nyt on lähdössä liikkeelle mm. gastroenterologian hankintojen toteuttaminen uudella mallilla, jossa kliinikot tulevat mukaan hankintakeskusteluun ja markkinavuoropuheluihin. Kilpailutuksen sisältöön pyritään näin löytämään uusia kriteereitä.
– Pyrin olemaan siltana käytännön työstä nousevien tarpeiden ja hankintaprosessin välillä, Järvinen kuvailee rooliaan.
Hankintojen varsinaisessa, operatiivisessa toteutusvastuussa jatkaa Tuomi Logistiikka. Tays Kehitysyhtiön roolina on hioa hankintaprosessia ja hankintojen johtamista ja löytää uusia yhteistyökohteita sairaanhoitopiirien välille. Yhteistyön odotetaan jatkuvan myös tulevien hyvinvointialueiden kesken.