Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintakenttä on jatkuvassa muutoksen tilassa. Muutosnopeuteen vaikuttavat muun muassa poliittisen päätöksenteon haasteet, teknologian ja digitalisaation nopea kehittyminen, alan vakava resurssipula ja asiakkaiden odotusten kasvaminen hyvästä julkisesta palvelusta. Taysin erityisvastuualueella yksi keino vastata muutoksiin on lisätä alueen sairaanhoitopiirien yhteistyötä – kollaboraatiota. Yhteistyön lisäämiseksi erityisvastuualueen sairaanhoitopiirit ovat perustaneet Tays Kehitysyhtiö Oyn, jonka tavoitteena on kumppanuuden kautta löytää ja koordinoida yhteistä tekemistä Tähtisairaala-konseptin alla.
Toimijaorientoitunut malli pärjää muutoksessa
Fjeldstad ja kumppanit nostavat artikkelissaan Architecture of Collaboration (2010) epämuodollisen organisoitumisen yhdeksi keskeiseksi tekijäksi innovaatioiden aikaansaamisessa. Myös Tays Kehitysyhtiön tavoite on vapaaehtoisuuteen perustuva yhteistyö, jossa teema- ja kumppanuusryhmät ohjaavat epämuodollisesti yhteistyötä hierarkkisen järjestelmän ulkopuolella.
Fjeldstad ja kumppanit esittelevät muutoskyvykkään organisoitumismallin, joka mahdollistaa kollaboraation syventämisen eri toimijoiden välillä, ja joka mukautuu eri tilanteisiin ja muutostarpeisiin. He ovat nimenneet mallin toimijaorientoituneeksi malliksi (actor-oriented schema), joka tarjoaa dynaamisen näkökulman tilanteeseen, jossa organisaation on mukauduttava jatkuvassa muutoksessa olevaan toimintaympäristöön. Artikkelin mukaan toimijaorientoitunut malli on mekanismi tiedon jakamiseen sekä yhteistyön ja resurssien tunnistamiseen, ja toimintamalli, jolla voidaan parantaa tuottavuutta ja tehokkuutta.
Toimijaorientoitunut malli muodostuu kolmesta elementistä:
- Toimijoista, joilla on kyvykkyys ja arvot itse organisoitua ratkaisemaan haastetta
- Jaetuista resursseista (”commons”). Toimijat kumuloivat ja jakavat resurssia, jollaisia voivat olla ovat yhdessä omistetut resurssit, jaettu tieto tai jaettu tilannekuva
- Käytännöistä, prosesseista ja infrastruktuurista, joka mahdollistaa monitoimijayhteistyön. Infra yhdistää toimijat ja päästää heidät saman tiedon ja resurssien ääreen. Käytännöt ovat toimintaperiaatteita, joilla vaihtoa ja kollaboraatiota tehdään.
Hyvät käytännöt systemaattisesti hyödyksi
Tays Kehitysyhtiön yksi keskeinen tavoite on toteuttaa ajatusta ”Yksi kehittää, yhdeksän hyötyy”. Tällä tarkoitetaan yhdeksää Tays-ervan alueella olevaa sairaalaa, joita kutsutaan kumppanuusmallissa Tähtisairaaloiksi. Hyvät käytännöt ovat tapa jakaa ja ottaa vastaa osaamista ja tietoa. Tays Kehitysyhtiössä on tunnistettu, että missään alueen sairaanhoitopiireistä tätä aihealuetta ei ole käsitelty systemaattisesti. Hyvät käytännöt ja niiden hyödyntäminen toistuvat puheissa, keskusteluissa ja tavoitteissa. Hyville käytännöille ei ole kuitenkaan luotu yhteistä määritelmää, ei tunnistamisen tai arvioinnin tapaa eikä myöskään jakamisen ja vastaanottamisen prosesseja.
Hyvien käytäntöjen tematiikka osuu Fjeldstadin ja kumppaneiden toimijaorientoituneessa mallissa erityisesti infrastruktuurin ja prosessin rakentamisen kokonaisuuteen. Tays Kehitysyhtiössä toteutetussa projektissa tehtiin haastatteluja asiakasrajapinnassa työskenteleville lääkäreille ja hoitajille. Haastattelut perustuivat laveaan haastattelurunkoon, koska tavoitteena oli ymmärtää asiakkaiden kanssa työskentelevien päivittäistä elämää ja hyvien käytäntöjen roolia heidän arjessaan. Haastattelutyyli oli katalyyttinen, joten tarkentavien kysymysten kautta päästiin entistä syvemmälle aiheeseen ja lopulta juurisyihin käsiksi.
Haastatteluissa nousi esiin se, että käytäntöjen jakamiselle ja niistä kuulemiselle ei ole paikkaa, aikaa tai foorumia. Erikoislääkäreiden välillä hyvät käytännöt vaihtuvat puskaradion kautta. Sen sijaan hoitajilla vaihdantaa hyvistä käytännöistä ei tapahdu juuri lainkaan. Tiedot, jotka hoitajien välillä siirtyvät, liittyvät lähinnä yksittäisen potilaan hoitoon.
Haastatteluissa hyvien käytäntöjen skaalaamista edistäviksi tekijöiksi nousivat erityisesti yhteisen hyvien käytäntöjen kuvaamisen mallin luominen ja yhteiset jakamisen prosessit. Haastatteluissa painottui täsmällinen kuvaaminen, mutta väljä kontekstiin sopiva käyttöönotto. Lisäksi pelisääntöjä jakamiseen kaivataan.
Kulttuuriset tekijät yksi ratkaisun avaimista
Haastattelujen mukaan skaalautumista rajoittavat vähäiset kehittämistyön resurssit. Resurssit ovatkin vahvasti esillä myös Fjeldstadin mallissa. Se, mitä Fjeldstadin malli ei kovinkaan selkeästi ota esiin, on kulttuuristen tekijöiden vaikutus. Kulttuuriset tekijät toistuivat lähes jokaisessa haastattelussa muodossa tai toisessa. Ne nostettiin esiin mustasukkaisuutena, omnipotenttina toimintana sekä ylpeytenä, joka rajoittaa hyvien käytäntöjen vastaanottamista. Haastateltavat liittivät terveydenhuoltoon jähmeyden ja yleisen muutosvastarinnan.
Fjestadin ja kumppaneiden mallissa puhutaan yhteisistä jaetuista arvoista, jotka varmasti osittain viittaavat kulttuuriseen näkökulmaan. Artikkelissa esitellään siirtyminen hierarkkisesta organisoitumismallista toimijaorientoituneeseen malliin. Hierarkkisessa mallissa kontrolli ja koordinaatio tapahtuvat ylemmän tason päätöksenteon kautta, mikä hitaudessaan jarruttaa kollaboraatiota. Artikkeli ei ota vahvasti kantaa kulttuurisiin tekijöihin pyrkimyksessä siirtyä vahvempaan yhteistoimintaan eri toimijoiden välillä. Artikkeli korosti enemmän opportunismin rajoittamista läpinäkyvyyden, jaettujen arvojen vastavuoroisuuden ja epäitsekkyyden avulla. Nämä ovat toki oleellisia Tähtisairaala-yhteistyötä edistäviä tekijöitä, mutta eivät vielä riittäviä.
Tays Kehitysyhtiön tehtävänä on luoda edellytyksiä monitoimijakollaboraatioon hyvien käytäntöjen infrastruktuurin ja prosessien kehittämisen kautta. Työskentelyn lähtökohtina ovat asiakaslähtöisyys (sisäinen asiakkuus) ja yhteiskehittäminen. Tätä ajattelua tukevat palvelumuotoilun ihmislähtöinen, holistinen ja iteratiivinen ote.
Hyvien käytäntöjen rakenteiden ja prosessien rakentaminen on alku toimijaorientoituneen mallin rakentamiseksi. Malli mahdollistaa resurssien, osaamisen ja tiedon jakamisen, millä voidaan tehostaa toimintaa laajasti. Kun tällainen malli tuodaan hierarkkiseen yhteisöön, jossa alustan rakentaminen on vasta aluillaan, edessä on pitkäkestoinen kehitystyö, jossa keskeisiä ovat kulttuuriset tekijät mallin rakenteellisen kehittämisen lisäksi. Kun pyritään lisäämään kollaboraatiota, yhtenäiset toimintamallit ovat tärkeitä. Tays Kehitysyhtiö auttaa ongelman hahmottamisessa, kiteyttämisessä ja ratkaisemisessa. Oikeiden kysymysten kysyminen kasvattaa Tähtisairaaloiden kykyä löytää ongelmia, jolloin organisaatioiden luottamus omaan kehittämiskyvykkyyteensä paranee.
Kirjoittaja: Kehittämispäällikkö Marika Järvinen